Automatisierung im Recruiting

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„Keep it simple on both sides“

Mit der Digitalisierung gehen auch Automatisierungs-Prozesse in der Personalgewinnung einher. Im Fokus dieser Automatisierung stehen die Faktoren Zeitersparnis und Effizienz. Wie können diese umgesetzt werden?

Prozessdigitalisierung im Bereich HR

Die Faktoren Zeit und Effizienz spielen im Recruiting-Prozess immerwährend eine große Rolle. Recruiting ist für Personaler:innen in höchstem Maße zeitaufwendig und trotzdem geht es um Schnelligkeit beim Wettbewerb um die besten Köpfe. Deshalb könnte man zu der Schlussfolgerung gelangen, eine optimale Gestaltung des Recruitings komme einer maximalen Zeitersparnis der gesamten Personalabteilung gleich. Doch: Recruiter:innen sollten immer bedenken, dass jede Zeiteinsparung auf Unternehmensseite mehr Zeitaufwand für die Kandidat:innen bedeuten kann.
Also: „keep it simple on both sides“.

Beispiele für Prozessdigitalisierung

Je nach Anzahl der Bewerber:innen, Größe des Unternehmens und den beruflichen Anforderungen können sich andere Methoden und Verfahren für Ihr Unternehmen eignen. Um es pragmatisch und einfach zu strukturieren, genügen oftmals bereits vorhandene Tools, z.B. MS Office.

Für die Koordination komplexerer Workflows ist es z.B. vorteilhaft, digitale Projektmanagement-Programme zu nutzen. Studien von Bitcom zeigen, dass der Großteil der mittelständischen Unternehmen bereits digitale Lösungen zur Projekt- und Bewerber:innen-Dokumentation nutzt.

Die Notwendigkeit zum Einsatz digitaler Hilfen ist für ein professionelles HR-Management unumstritten. In welchem Umfang diese Tools allerdings eingesetzt werden, hängt ganz von den Rahmenbedingungen, Anforderungen und wiederholten Routinen ab.
Daher geben wir Ihnen hier eine kleine Auswahl zur Orientierung. Natürlich ist uns bewusst, dass wir dabei nicht den kompletten Markt abbilden können.

Tools für kleine Unternehmen

Für kleine mittelständische Betriebe eignet sich eine standardisierte Lösung, die schnell einsatzbereit ist und Standard-Schnittstellen gut bedient. Beispielsweise Personio, HCM4all oder Sage HR Suite bringen standardisierte Funktionen für jede HR-Abteilung mit, die sich auf Anfrage individuell anpassen lassen.

Tools für große Unternehmen

Für große Betriebe, die teilweise auch überregionale Standorte betreuen, ist der Individualisierungsbedarf schon von vornherein recht hoch. Hier bieten sich umfangreichere Lösungen an, die bereits bei der Datenmigration auf spezielle Bedürfnisse zugeschnitten werden. Beispiele hierfür sind softgarden, Recruitee, Bullhorn und SAP HCM (S4Hana).

Automatisierung des Kandidat:innen-Management-Prozesses

Fokussiert auf den Bewerbungsprozess gilt Gleiches wie für die Einführung von HR-Management-Software im Generellen: je einfacher, umso besser. Daher beginnt eine gute Unterstützung des HR-Teams mit dem Einsatz von Selbstauskünften zur Evaluierung beruflicher Qualifikationen. So kann ein Bewerbungsgespräch verkürzt oder bereits im Vorauswahl getroffen werden.

Wichtig ist auch das Thema Datenschutz und vor allem Schutz der Privatheit. Die Bewerber:innen geben in Selbstauskünften sehr viel von sich Preis. Umso mehr muss Ihr Recht auf individuelle Betrachtung geschützt werden.

Um für das Recruiting-Team relevante Informationen zu erfassen, können Jobbots im Stellenportal eingesetzt werden, die mit den Kandidat:innen schriftlich kommunizieren.
Doch aufgepasst: hier können Verständnisprobleme oder sogar Diskriminierungsmöglichkeiten auftauchen. Große Unternehmen wie Amazon mussten den Einsatz von KI in ihren Bewerbungsprozessen wieder zurückrufen, da es immer wieder zu ungewollter Diskriminierung kam.
Deshalb ist die Verwendung dieser Standardisierungs-Tools rechtlich umstritten.

Nachteile der automatisierten Recruiting-Prozesse

Nicht in jedem Sektor gibt es einen Mangel an Fachkräften und Bewerbern. Wer allerdings in einer hochspezialisierten Branche im Bereich HR arbeitet, kennt heute den Begriff des „War for Talents“ und muss sich den Anforderungen des Bewerber:innen-Marktes stellen. Hier entscheidet eine unkomplizierte Bedienung des Stellenportals schon oftmals über Erfolg und Misserfolg der Kandidat:innen-Gewinnung. Unterschiedliche HR Tools bieten bereits eine Funktion der Selbstauskunft des Kandidaten vor oder nach dem Bewerbungseingang an. Bei dieser Selbstauskunft wird der/die Kandidat:in angehalten, Auskunft über vorhandene berufliche Qualifikationen zu geben. Dies spart in der Erfassung des Kandidat:innen-Profils Zeit. Jedoch ist es für den/die Bewerber:in ein Mehraufwand – zusätzlich zur Bereitstellung der eigenen Bewerbungsunterlagen.

Folgende Faustregel kann deshalb angewandt werden: Je weniger ein/e Kandidat:in an einer Stelle ernsthaft interessiert ist, desto weniger wird er/sie den Mehraufwand mittragen.

Es ist deshalb wichtig, immer die Absprungraten der Bewerber:innen im Blick zu behalten.
Zudem kommt auch, dass die individuellen Bedürfnisse der Kandidat:innen- der persönliche Kontext beim Beantworten bestimmter Fragen, persönliche Sorgen und Fragen – sehr stark unter einer Automatisierung leidet.

„Das letzte Stück Human Touch“

Wir möchten an dieser Stelle ganz klar für uns sprechen: die automatische Evaluierung kann die persönliche Einschätzung des/der Recruiter:in nicht ersetzen.

Persönlicher Austausch

Natürlich gibt klare Anforderungen an eine Stellenbesetzung, wie z.B. Berufserfahrung, -bildung und -anforderung und fachliche Skills. Diese Faktoren kann man algorithmisch abbilden und theoretisch automatisiert bewerten. Doch unsere Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass bei der Personalauswahl zu einem höheren Maß sowohl die persönliche Eignung, als auch der berühmte Nasenfaktor, zwischen Kandidat:in und Personalentscheider:in stimmen muss. Auf der letzten Strecke des Auswahlprozesses sind diese Kriterien ausschlaggebend.

Perspektive

Automatisierung wird auch zukünftig viel Effizienz, Zeitgewinn und objektive Bewertungsmöglichkeiten schaffen, aber einen persönlichen Austausch, das letzte Stück „human touch“, kann eine vollautomatisierte Lösung nicht ersetzen.

Frei nach dem Motto „keep it simple on both sides“ sollten immer Nutzen und Aufwand von Automatisierungsmöglichkeiten im HR-Prozess den Bedürfnissen der Kandiat:innen einander gegenüber gestellt und bewertet werden.

Unser Angebot an Sie: Best Practice Sharing, Prozessanalyse und mehr

So individuell wie jeder HR-Prozess sind auch die Fragen, die sich hierzu immer neu ergeben. Vielleicht konnten wir Sie hierbei zum Hinterfragen Ihrer Digitalisierungsprozesse anregen?

Wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse Ihres Prozesses und bieten Ihnen maßgeschneiderte Beratungs- und Umsetzungslösungen.
Vom Best Practice Sharing im HR-Prozess über Active Sourcing- oder Social Media Recruiting Workshops bieten wir Ihnen individuelle Beratungsleistungen und freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

zwei Mitarbeiterinnen von talents for it bei der Arbeit
Maria Günther

Semantische Suche – Funktion und Bedeutung für das Recruiting

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